BẢN ĐIỀU LỆ
QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76
Bản 2.0 – tháng 8 năm 2012
(tu chính Bản Điều Lệ 1.0 / tháng 8 năm 2010)
1. DANH XƯNG
Tên chính thức:
QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76
Tên biên tắt:
QTTT76
2. MỤC ĐÍCH
2.1 Trợ giúp về tài chánh cho con em các bạn của Taberd 76 đã qua đời hay đang gặp khó khăn trong cuộc sống, trợ giúp học bổng nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho con em đạt đến thành công trong học đường, học hỏi tay nghề, giúp các con em tự lập trong cuộc sống (hệ số ưu tiên 50)
2.2 Trợ giúp về tài chánh cho các bạn học cũ của Taberd 76 đang gặp khó khăn trong cuộc sống (hệ số ưu tiên 20)
2.3 Trợ giúp về tài chánh cho các Sư huynh, cựu Sư huynh, các thầy cô và cựu nhân viên trường Taberd đang gặp khó khăn trong cuộc sống. Trợ giúp chi phí cho việc tìm kiếm và tổ chức thăm viếng các Sư huynh, cựu Sư huynh, các thầy cô và cựu nhân viên trường Taberd (hệ số ưu tiên 20)
2.4 Trợ giúp chi phí cho việc phân ưu và phúng điếu thân nhân và các bạn Taberd76, các Sư huynh, cựu Sư huynh, các thầy cô và cựu nhân viên trường Taberd qua đời (hệ số ưu tiên 10)
(Xem Phụ lục B)
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76
3.1 Cơ cấu
3.1.1 Cao nhất là ĐẠI HỘI ĐỒNG QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76 gồm tất cả cựu học sinh Taberd 76 có ghi danh trong danh sách của Taberd.org
3.1.2 BAN ĐIỀU HÀNH QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76 (BĐH QTTT76) bao gồm bẩy người:
- Một TRƯỞNG BAN ĐIỀU HÀNH QTTT76
- Một PHỤ TÁ TRƯỞNG BAN ĐIỀU HÀNH QTTT76
- Một KIỂM SOÁT VIÊN QTTT76
- Bốn THỦ QUỸ địa phương của 4 khu vực địa phương là Châu Âu - Hoa Kỳ - Canada - Việt Nam & Úc châu
3.1.3 Sơ đồ tổ chức:
3.2 Nhiệm vụ & Trách nhiệm
3.2.1 Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.1.1 Bầu ra Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.1.2 Đóng góp ý kiến để xây dựng, giữ tình đoàn kết bằng hữu trong công việc chung cho lợi ích và mục đích chính của Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.1.3 Tham gia bỏ phiếu trưng cầu cho các dự án tài chánh của quỹ (như gây quỹ và công việc thu chi) trong tinh thần đoàn kết và tích cực
3.2.1.4 Đóng góp tài lực, vật lực để nuôi dưỡng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 hoạt động mạnh mẽ, liên tục và lâu dài
3.2.1.5 Bãi nhiệm Trưởng Ban Điều Hành trước khi hết nhiệm kỳ hay có nhu cầu thay đổi nhân sự
3.2.2 Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.2.1 Chịu trách nhiệm trước Đại Hội Đồng về các hoạt động của Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.2.2 Điều hành và theo dõi các công việc chung của Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.2.3 Đại diện Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 để:
3.2.2.3.1 Thông báo sinh hoạt và tình hình tài chánh của quỹ cho Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 ngay sau mỗi hoạt động trên trang Web Taberd.org
3.2.2.3.2 Trình bầy quyết định của quỹ để giải quyết những thắc mắc hay khiếu nại từ các thành viên của quỹ hay từ bên ngoài
3.2.2.4 Thu nhận các dự án và lên kế hoạch chi theo Điều 5.2 & 5.3 và kêu gọi các Thủ Quỹ địa phương đóng góp theo Điều 5.4
3.2.2.5 Đề cử và bổ nhiệm Phụ tá Trưởng Ban, Kiểm Soát Viên Quỹ Tương Trợ Taberd 76 và các Thủ Quỹ địa phương
|
|
3.2.2.6 Theo dõi tình hình tồn quỹ và thu chi của các quỹ địa phương
3.2.2.7 Khi Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 từ chức hay bị bãi nhiệm, Phụ Tá Trưởng Ban QTTT76 sẽ tạm thời thay thế nhiệm vụ Trưởng Ban Điều Hành cho đến hết nhiệm kỳ theo Điều 3.2.3.3
3.2.3 Phụ Tá Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.3.1 Giúp đỡ Trưởng Ban Điều Hành QTTT76 trong việc điều hành và theo dõi các công việc chung của QTTT76
3.2.3.2 Thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm đã được ghi trong điều 3.2.2.3 & 3.2.2.4 & 3.2.2.6 & 3.2.2.7 khi được Trưởng Ban Điều Hành QTTT76 yêu cầu
3.2.3.3 Thay thế Trưởng Ban Điều Hành QTTT76 cho đến hết nhiệm kỳ nếu Trưởng Ban QTTT76 từ chức hay không thể tiếp tục công việc vì một lý do nào đó
3.2.4 Kiểm Soát Viên Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.4.1 Theo dõi và kiểm soát các hoạt động của Quỹ Tương Trợ Taberd 76 đi đúng theo Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.4.2 Góp ý cho Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 trong việc kiểm soát các thu chi và tình hình tồn quỹ.
3.2.4.3 Góp ý các ý kiến thăm dò cho dự án chi được gởi về cho Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.2.5 Thủ Quỹ Quỹ Tương Trợ Taberd 76 địa phương
3.2.5.1 Điều hành và theo dõi các công việc chung của Quỹ Tương Trợ Taberd 76 địa phương. Kiểm soát tồn quỹ và thu chi, cập nhật hóa các dữ liệu lưu trữ trên mạng Quỹ Tương Trợ.
3.2.5.2 Tiếp xúc và vận động trực tiếp với các thành viên ở địa phương mình trong các hoạt động như gây quỹ, thăm viếng giúp đỡ và công tác giao phát tiền hay quà đến đúng người nhận.
3.2.5.3 Theo dõi những biến cố xẩy ra trong địa phương và thảo dự án lên Trưởng Ban Điều Hành theo đúng mục tiêu được quy định trong Điều 2 của Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.3 Phương thức thành lập Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.3.1 Phương thức bầu Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.3.1.1 Thời gian tổ chức
3.3.1.1.1 Admin của Taberd.org có nhiệm vụ tổ chức bầu Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 -Tổng kết số cử tri và đưa kết quả chính thức lên trang Web của Taberd.org
3.3.1.1.2 Việc bầu Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ bắt đầu một tháng trước khi Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 đương nhiệm thông báo hết nhiệm kỳ. Admin của Taberd.org sẽ gởi thông báo và phiếu cử tri đến các thành viện Đại Hội Đồng qua email
3.3.1.2 Trong trường hợp chỉ có 1 ứng cử viên, Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ do Đại Hội Đồng bầu ra theo hình thức bỏ phiếu KÍN và theo nguyên tắc ĐA SỐ TUYỆT ĐỐI (50% + 1 trên tổng số phiếu thuận và chống). Nếu số phiếu chống / thuận bằng nhau sẽ tổ chức bỏ phiếu lần hai
3.3.1.3 Trong trường hợp có nhiều hơn 1 ứng cử viên, Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ do Đại Hội Đồng bầu ra theo hình thức bỏ phiếu KÍN và theo nguyên tắc ĐA SỐ TƯƠNG ĐỐI (người nhiều phiếu thuận nhất đắc cử). Nếu số phiếu thuận bằng nhau sẽ tổ chức bỏ phiếu lần hai
3.3.2 Trưởng Ban Điều Hành QTTT76 phải thành lập Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 trong vòng một tháng sau khi đắc cử
3.3.3 Tất cả thành viên Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 phải là thành viên Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76
3.3.4 Nhiệm kỳ của Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 là hai năm tính từ lúc đắc cử
3.3.5 Các thành viên Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ làm việc theo nhiệm kỳ của Trưởng Ban và có thể được bổ nhiệm nhiều lần
3.3.6 Các thành viên Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 nếu muốn từ chức phải điều hợp thành viên ở địa phương mình để tìm người thay thế tạm cho đến hết nhiệm kỳ
4. CÁCH ĐIỀU HÀNH QUỸ THU
4.1 Phương thức gây quỹ
4.1.1 Tất cả các thành viên Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 đều có thể tham gia đóng góp tài chánh, hiện vật hay công sức vào Quỹ Tương Trợ Taberd 76 theo khả năng và không giới hạn số lượng hay số lần. Tuy nhiên, để giúp quỹ có thể hoạt động tích cực và có kết quả lâu dài, mọi thành viên cần nâng cao tinh thần tương trợ bằng hữu bằng cách đóng góp thường xuyên vào Quỹ Tương Trợ Taberd 76 như hàng tháng hay hàng quý
4.1.2 Các thành viên Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 cũng nên nỗ lực tìm các nguồn tài trợ bên ngoài để giúp quỹ thêm dồi dào
4.1.3 Các thành viên Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 ở khu vực nào muốn đóng góp thì gởi cho Thủ Quỹ ở địa phương đó. Nếu là hiện vật, các thành viên đóng góp có thể yêu cầu Quỹ Tương Trợ Taberd 76 phụ giúp phương tiện để chuyển hiện vật tới nơi có nhu cầu. Phương tiện chuyển hiện vật sẽ do Thủ Quỹ địa phương nơi nhận quyết định
4.2 Phương cách điều hành quỹ thu
4.2.1 Các Thủ Quỹ địa phương nhận và giữ số đóng góp của các thành viên khu vực của mình mà không cần chuyển về cho Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
4.2.2 Nếu có nhiều loại tiền tệ khác nhau, Thủ Quỹ địa phương sẽ qui chiếu sang bốn đơn vị tiền chính thức là: $US, $Canada, €Euro và đVN
4.2.3 Các Thủ Quỹ địa phương khi nhận được đóng góp phải báo cáo tức thời cho Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 và ghi nhập số tiền thu lên mạng Quỹ Tương Trợ trong vòng 24 giờ.
5. CÁCH ĐIỀU HÀNH QUỸ CHI
5.1 Nguyên tắc chi quỹ
5.1.1 Các trường hợp xuất quỹ khẩn cấp hoặc các dự án chi quỹ phải đáp ứng đúng các điều khoản ghi ở Điều 2
5.1.2 Khi có nhu cầu phải giải quyết bất kỳ trường hợp nào nằm ngoài Điều 2 thì Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 phải trình bầy dự án công khai trên diễn đàn của Taberd.org để mọi thành viên Đại Hội Đồng cùng nhau thảo luận góp ý. Sau đó Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ hội thảo nôi bộ và thông báo quyết định sau cùng.
5.1.3 Thời gian để thông qua dự án sẽ tùy vào mức độ khẩn cấp của nhu cầu chi, nhưng tất cả không được quá 30 ngày kể từ ngày bắt đầu đưa dự án lên diễn đàn của Taberd.org
5.2 Các trường hợp xuất quỹ khẩn cấp
5.2.1 Các Thủ Quỹ địa phương có quyền xuất quỹ ngay nếu dưới 50 $US cho mỗi lần xuất quỹ và tổng cộng không quá 100 $US cho cùng một trường hợp
5.2.2 Các Thủ Quỹ địa phương có nhu cầu phải chi quá 50 $US và dưới 400 $US/người/trường hợp phải được sự đồng thuận theo đa số tuyệt đối của các thành viên Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 và có thể kêu gọi sự đóng góp của các Quỹ địa phương khác theo công thức trình bày ở Điều 5.4
5.2.3 Tất cả trường hợp chi có mức vượt ngoài hai điều trên phải có dự án chi được trình bày công khai như trong Điều 5.1.2
5.3 Phương thức chi
5.3.1 Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ xuất bằng hiện kim hay hiện vật cho đối tượng có nhu cầu thông qua Thủ Quỹ địa phương nơi nhận. Nếu là hiện kim thì sẽ được chuyển bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt. Khi nhận, người nhận điền và ký trên tờ giao nhận (theo mẫu ở Phụ lục A) và gởi cho Thủ Quỹ địa phương của mình
5.3.2 Người nhận trợ giúp cũng có thể gửi email báo tin số tiền đã nhận được đến Thủ Quỹ địa phương. Thủ Quỹ địa phương có nhiệm vụ chuyển tiếp email đến Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 và mọi thành viên Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ.
5.3.3 Thủ Quỹ địa phương phải lưu trữ tờ giao nhận tại địa phương cho đến hết nhiệm kỳ, đồng thời gởi một bản sao điện tử cho Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
5.4 Công thức tham gia đóng góp của các Quỹ địa phương
Khi có sự kêu gọi đóng góp của Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76, các Thủ Quỹ địa phương sẽ quyết định tham gia vào dự án theo tỉ lệ tồn quỹ của từng địa phương trên tổng số tồn quỹ của Quỹ Tương Trợ Taberd 76 (Xem Phụ lục D)
6. TU CHÍNH BẢN ĐIỀU LỆ QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76
6.1 Các điều kiện để sửa đổi Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76
6.1.1 Một trong các điều khoản trong Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76 không còn thích hợp
6.1.2 Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76 thiếu sót cần phải bổ xung
6.2 Phương cách sửa đổi
6.2.1 Tất cả thành viên của Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 đều có thể đề nghị sửa đổi hoặc bổ xung Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76 lên Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76
6.2.2 Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 trình bày dự án sửa đổi nội quy hay dự án bổ xung điều lệ mới cho Đại hội đồng bàn thảo CÔNG KHAI trên trang Web của Taberd.org. Sau đó tổ chức trưng cầu ý kiến CÔNG KHAI theo phương cách đa số tương đối và công bố kết quả biểu quyết trên trang Web của Taberd.org
6.2.3 Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ được sửa đổi hay bổ xung nếu tỉ số số ý kiến thuận / số ý kiến chống trên tổng số các ý kiến trưng cầu nhận được lớn hơn hoặc bằng 50%
7. GIẢI THỂ QUỸ TƯƠNG TRỢ TABERD 76
7.1 Các điều kiện giải thể
7.1.1 Mất khả năng về nhân lực, vật lực hay tài lực để tiếp tục hoạt động
7.1.2 Không còn đáp ứng được ý nghĩa và mục tiêu như đã được đề ra trong Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76
7.2 Phương cách giải thể
7.2.1 Tất cả thành viên của Đại Hội Đồng Quỹ Tương Trợ Taberd 76 đều có thể đề nghị giải thể Quỹ Tương Trợ Taberd 76
7.2.2 Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 trình bày lý do giải thể cho Đại hội đồng bàn thảo CÔNG KHAI trên trang Web của Taberd.org. Sau đó tổ chức trưng cầu ý kiến CÔNG KHAI theo phương cách đa số định mức và công bố kết quả trên trang Web của Taberd.org
7.2.3 Quỹ Tương trợ Taberd 76 sẽ bị giải thể nếu tỉ số số ý kiến thuận / số chống trên tổng số các ý kiến trưng cầu nhận được lớn hơn hoặc bằng 60%
7.3 Tiến trình giải thể Quỹ Tương Trợ Taberd 76
7.3.1 Việc giải thể Quỹ Tương Trợ Taberd 76 được Trưởng Ban Điều Hành tiến hành ngay sau khi được Đại hội đồng thông qua theo Điều 7.2.3
7.3.2 Trưởng Ban Điều Hành phải trình bày tình hình tồn quỹ của Quỹ Tương trợ Taberd 76 và những dự án (đã được thông qua) còn tồn đọng chưa thực hiện đồng thời đề nghị CÔNG KHAI trên trang Web của Taberd.org các biện pháp giải quyết số tồn đọng trên. Sau đó Trưởng Ban Điều Hành phải tổ chức trưng cầu ý kiến CÔNG KHAI theo phương cách đa số tương đối và công bố kết quả trên trang Web của Taberd.org
7.3.3 Các biện pháp giải quyết số tồn đọng của Trưởng Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 sẽ được thông qua nếu tỉ số ý kiến thuận / số ý kiến chống trên tổng số các ý kiến trưng cầu nhận được lớn hơn hoặc bằng 50%
7.3.4 Quỹ Tương Trợ Taberd 76 và Ban Điều Hành Quỹ Tương Trợ Taberd 76 chỉ chính thức giải thể sau khi đã thực hiện xong Điều 7.3.2 và 7.3.3
8. HIỆU LỰC
Bản Điều Lệ Quỹ Tương Trợ Taberd 76 2.0 chính thức có hiệu lực kể từ ngày Đại Hội Đồng Taberd.org thông qua vào tháng 8 năm 2012
